GMSH Referenz

GMSH Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR

Die Gebäudemanagement Schleswig-Holstein, eine Anstalt des öffentlichen Rechts, ist zuständig für die staatlichen Bauherren- und Planungsaufgaben für Land und Bund in Schleswig-Holstein. Außerdem bewirtschaftet die GMSH die vom Land genutzten Liegenschaften und kümmert sich um die Beschaffung von Material und Leistungen für die Landesbehörden.

Ausgangssituation und Zielstellung

Als die Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR (GMSH) 1999 auf Beschluss des Landtags eingerichtet wurde, erfolgte dieses mit eindeutiger Vorgabe: Sie sollte eine Effizienzsteigerung in allen Bereichen des staatlichen Bauens, der Gebäudebewirtschaftung und der Beschaffung sicherstellen und nicht zuletzt so zu einer nachhaltigen Entlastung des Landeshaushaltes beitragen. Auch deshalb hatte sie sich nach den Prinzipien eines modernen Unternehmens aufgestellt und mit relevanter Software zur Unterstützung ihrer Prozesse ausgestattet, darunter CAFM und SAP.  

 Auslöser für die Neubeschaffung von CAFM im Jahr 2008 war die Ankündigung des bisherigen IT-Dienstleisters, das System nicht weiterzuentwickeln. Nach einem dezidierten Ausschreibungsprozess mit CAFM- und SAP-Anbietern wurde im Ergebnis pitFM eingeführt. Ausschlaggebend dafür: Nachweise u.a. zur einfachen und fehlerfreien Übernahme vorhandener Daten; exakte Anpassbarkeit an die bereits gelebten Prozesse; komplikationsfreie Integration der Software des Systems in die Systemlandschaft; überzeugende und vergleichbare Referenzprojekte; Bedienungsfreundlichkeit und  zukunftssichere Aufstellung des Anbieters selbst. 

Die Umstellung auf das neue System erfolgte nach exakter Vorbereitung mit einem ‚Big Bang‘. Die Daten und Strukturen gleich mehrerer Prozesse standen darauf hin auf der neuen Plattform zur Verfügung. Aufträge und Ereignisse, Wertermittlung, Ausschreibungskoordination und das Management der Dienstleistungs- und Mietverträge, der Flächen, der Reinigung, der Wartung, Instandhaltung, Inspektion und Terminüberwachung der technischen Anlagen, der Dokumente und der Organisation bis hin zur Stundenerfassung beim  Eigenpersonal. Es folgten die Raumbedarfserkennung und die Belegungsplanung. Auch die Außenanlagen wurden zentral erfasst‒ die Bäume mittels mobiler Endgeräte. Das Grundvermögensverzeichnis wurde über eine Webanbindung den Landesdienststellen zur Verfügung gestellt. Und schließlich wurden auch die Entsorgung und die Qualitätssicherung für die Reinigung mit pitFM gesteuert. 

Sämtliche Verträge für die Bewirtschaftung der GMSH stehen vereinheitlicht und als Ausgangsbasis der Geschäftsbeziehungen zur Verfügung. Störmeldungen können zu neuen Aufträgen führen, neue Ausschreibungen lassen sich direkt generieren und die Leistungsverzeichnisse sind mit den Stammdaten vernetzt. Zudem werden notwendige Nachträge automatisiert erstellt.  Kürzlich wurde die Planung von Baumaßnahmen integriert.